10 buenas prácticas para las reuniones de teletrabajo en casa

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10 buenas prácticas para las reuniones de teletrabajo en casa

ordenador y microfono para teletrabajo

En estos días donde el teletrabjo en casa ha experimentado un aumento considerable debido a razones que todos conocemos, la posibilidad de realizar reuniones a través de las distintas plataformas de video-conferencia, son una buena manera para mantener el contacto y realizar reuniones de trabajo.

A continuación os damos 10 consejos de buenas practicas a la hora de realizarlas y que os ayudarán a que sean mas productivas.

1 Distribuye el orden del día

Distribuir el orden del día resulta muy útil la hora de que todos los participantes de la reunión sepan qué temas se van a tratar. Como en cualquier otra reunión las telereuniones, es importante tener claro los roles que debe tomar cada participante y porqué esta reunión es relevante.

Distribuir la agenda de los que se va a tratar permite a los participantes preparar sus intervenciones, ya sean slides, contribuciones o incluso preguntas.

Esta agenda debe contener una estimación de cuánto va a durar la reunión, así los participantes pueden elegir un lugar en su casa en el que tengan las condiciones necesarias para participar en la conferencia durante ese periodo de tiempo. Muchas veces, al trabajar desde casa, hay más personas alrededor que pueden interrumpir o hacer ruido, en estos cosas, si se conoce la duración se puede hacer saber al resto de personas que se encuentren en la casa para que intenten no causar distracciones.

Por último, una gran diferencia entre una reunión y una tele reunión en cuanto al orden del día es el lugar de reunión. En este caso será un lugar virtual. Por ellos, resulta de gran utilidad incluir un link a la reunión en el documento, así como un pequeño tutorial de como utilizar dicha plataforma.

2 Distribuir los documentos de la reunión previamente

Uno de los mayores problemas de las telecalls es la falta de contexto. Una de las formas más efectivas para evitar este problema es distribuir toda la documentación de la reunión previamente. Si se vana utilizar slides o se va a hacer referencia a otros documentos, se deben distribuir con un poco de antelación para poder asegurar que todos los participantes tienen acceso a ellos y no encontrar luego con problemas durante la call.

3 Reserva unos minutos al principio de la reunión para resolver problemas técnicos

Muchas veces, alguien quiere intervenir durante la reunión, pero se da cuenta de que su micrófono no funciona. Esto no solo significa que puede perder su oportunidad de aportar o preguntar, si no que probablemente pierda unos minutos de la reunión intentando arreglar el problema.

Para poder evitar esta situación, lo mejor es reservar de 5-10 minutos al comienzo de la reunión para comprobar que todos tienen audio y sus micrófonos funcionan correctamente. Para ello, una forma sencilla es que todos los participantes digan su nombre. De la misma forma, en este momento, todo aquel que vaya a utilizar algún medio de apoyo, ya sea un una presentación o documento, tiene la oportunidad de comprobar si todo el mundo lo ve.



4 Reduce el ruido ambiente todo lo posible

Se entiende que teletrabajando puede haber más ruido ambiente del que pude haber en la oficina, ya sea porque alguien está pasando la aspiradora o incluso porque el perro viene a saludarte.

Si consigues una habitación vacía donde puedas hacer saber a los presentes en casa que tienes una reunión durante ese periodo de tiempo, seguramente te ahorres interrupciones y distracciones.

También puedes plantearte el utilizar herramientas de teleconferencia como pueden ser unos auriculares y/o un micrófono. Los micrófonos incorporados en los ordenadores portátiles no suelen tener cancelación de ruido o quizá son muy direccionales, es decir, que tienes que hablar en la dirección de la pantalla sin mover la cabeza hacia un documento en la mesa. Esto puede resultar molesto para ti y para los demás participantes de la reunión.

Otra muy buena práctica, y que enlaza con el próximo punto, es desactivar tu micrófono cuando no estés interviniendo. De esta manera, si toses, se te cae algo o entra alguien en la habitación, no interrumpes la conversación.

5 Designa un moderador o un sistema de palabra

Ya en la antigüedad, muchas tribus al reunirse alrededor del fuego para discutir los asuntos importantes utilizaban un objeto para dar la palabra. Cuando varias personas hablan a la vez, el mensaje se deteriora y puede no llegar correctamente a los receptores. En el mundo virtual, esto se incrementa, ya que las comunicaciones cortan la banda para poder transmitir más información por la misma red.

Como es difícil pasarse un objeto de forma virtual, lo mejor en este caso es designar a una persona para que vaya dando el turno de palabra a cada uno. Se puede pedir dicho turno a través del chat que casi todos los sistemas de teleconferencia tienen incorporado, si se está utilizando vídeo, también se puede pedir levantando la mano. Mientras no se tenga el turno de palabra, se puede desactivar el micrófono de aquellos que no estén interviniendo como se ha descrito en el punto anterior.

6 Di tu nombre cuando vayas a intervenir

En reuniones muy grandes o con personas con las que no tienes un trato habitual, a veces es complicado descifrar quién está interviniendo. Para ello, algunos programas marcan por pantalla la persona que está hablando si detectan que stá mandando audio, pero esto puede resultar confuso. Por ello, una buena práctica es decir tu nombre antes de hablar si llevas mucho tiempo sin intervenir.

7 Grabación

Una de las grandes ventajas de las teleconferencias es la posibilidad de grabar la reunión fácilmente. Esto permite referenciar horquillas de tiempo en el resumen de la reunión para volver al momento exacto en el que se discutió cierto tema. Además, se pueden referenciar reuniones pasadas en el orden del día para dar más contexto (quizá los minutos principales).

8 Documentos de apoyo

No hay que olvidar que aunque no estemos presentes, se puede compartir pantalla con la mayoría de plataformas de teleconferencia. Por lo que el uso de documentos de apoyo como presentaciones o pdf puede resultar muy útil, eso sí, teniendo siempre cuidado de lo que se enseña al compartir pantalla, no queremos que nadie vea por error nuestro correos o quizá nuestro calendario.

9 Respeta el tiempo de la gente

Todos somos personas ocupadas y nuestro tiempo es muy valioso, por ello es importante ser puntual. Al no tener que trasladarte a la sala de reuniones, puede parecer que conectarse a la reunión es instantáneo. Tomate ese tiempo para conectarte con tiempo, comprobar tu conexión y agilizar el proceso de comprobación de audio y micrófono del comienzo de la reunión.

10 Finalización de la reunión

Sigue el mismo protocolo que si fuera una reunión normal. Manda un email con el resumen, que bien pueden ser los minutos más importantes junto con la grabación en el caso de que se haya grabado, las acciones a realizar por cada persona y la invitación a reuniones de seguimiento o para discutir temas que han surgido durante la telecall.